En bref :
Pour les PME, le télétravail repose souvent sur les services RDS de Windows Server. Cependant, la conformité des licences est un défi majeur. Choisir entre « CAL User » (par utilisateur) et « CAL Device » (par appareil) dépend de vos usages spécifiques. Ce choix impacte directement votre budget, votre continuité de service et votre conformité vis-à-vis de Microsoft.
Le télétravail n’est plus une option, c’est une nécessité opérationnelle pour la plupart des TPE et PME.
Pour permettre aux collaborateurs d’accéder à leurs environnements de travail à distance, la technologie RDS (Remote Desktop Services) de Microsoft Windows Server reste le standard du marché.
Pourtant, si la mise en place technique est souvent maîtrisée, le volet « licensing » — spécifiquement les CALs (Client Access Licenses) — reste une source fréquente d’erreurs et de non-conformité.
Comment garantir la continuité de service tout en maîtrisant le budget et en respectant les règles de Microsoft ? Ce guide vous aide à démêler le vrai du faux pour faire le bon choix.
À quoi sert RDS (cas B2B : télétravail, TPE/PME, applicatifs métiers)
Dans un contexte B2B, les Remote Desktop Services (RDS) répondent à un besoin simple : centraliser les ressources. Au lieu d’installer des logiciels métiers lourds (ERP, comptabilité, gestion commerciale) sur chaque PC portable de chaque salarié en télétravail, ces applications tournent sur un serveur central (le serveur hôte de session RDS).
Les collaborateurs se connectent à distance à ce serveur pour ouvrir une session Windows, comme s’ils étaient au bureau. Pour la PME, cela signifie :
- Sécurité accrue : Les données ne quittent pas le serveur de l’entreprise.
- Maintenance simplifiée : Les mises à jour des logiciels métiers se font une seule fois, sur le serveur.
- Accès universel : Un PC vieillissant ou un Mac peut accéder à un environnement Windows performant à distance.
C’est la clé de voûte de la continuité d’activité pour de nombreuses structures.
Où se procurer des CAL RDS et documenter l’achat ?
L’achat de licences représente un budget conséquent pour une PME. Il est crucial de se fournir auprès de revendeurs capables de fournir une traçabilité complète des licences.
Pour maîtriser les coûts sans sacrifier la conformité, il est possible de se tourner vers le marché de l’occasion logicielle, parfaitement légal en Europe sous certaines conditions strictes.
Vous pouvez par exemple opter pour une licence RDS d’occasion (CAL) pour Windows Server auprès d’un acteur spécialisé, vous permettant d’obtenir des CALs conformes (ex: 2019 ou 2022) à un tarif réduit, tout en obtenant la documentation nécessaire pour votre suivi de conformité.
CAL User vs Device : règle simple pour choisir (nombre de personnes vs terminaux partagés)
C’est ici que réside la principale confusion. Pour se connecter légalement à un serveur RDS, il ne suffit pas d’avoir une licence Windows Server. Comme le précise la documentation Microsoft sur les CAL RDS, chaque utilisateur ou appareil accédant à l’hôte de session nécessite sa propre licence d’accès client (CAL).
Il existe deux types de CAL RDS, et le choix dépend de qui se connecte et comment :
- CAL Utilisateur (RDS User CAL) : La licence suit la personne.
- Le principe : Vous attribuez une licence à un employé spécifique (Jean Dupont).
- L’avantage : Jean peut se connecter au serveur depuis un nombre illimité d’appareils (son PC pro au bureau, son PC portable personnel à la maison, sa tablette en déplacement).
- Idéal pour : Les télétravailleurs, les commerciaux itinérants, les cadres utilisant plusieurs terminaux.
- CAL Appareil (RDS Device CAL) : La licence suit la machine.
- Le principe : Vous attribuez une licence à un poste de travail physique précis (ex: le PC fixe « ATELIER-01 »).
- L’avantage : Un nombre illimité d’utilisateurs différents peut utiliser ce poste (l’un après l’autre) pour se connecter au serveur.
- Idéal pour : Les postes en libre-service, les PC d’atelier utilisés par des équipes en 3×8, les postes d’accueil.
Exemple concret : La PME « MecaWest » (12 salariés)
Pour optimiser son budget tout en restant conforme, cette PME industrielle a mixé les deux approches :
- L’atelier (3 postes fixes partagés) : 6 techniciens se relaient sur ces 3 machines. La PME a acheté 3 CALs Device. C’est plus économique que d’acheter 6 CALs User pour les techniciens.
- Les bureaux (8 télétravailleurs) : Commerciaux, comptables et direction travaillent de chez eux et du bureau. La PME a acheté 8 CALs User.
- Résultat : Une couverture totale et conforme, optimisée pour leurs usages réels.
Compatibilité versions (CAL vs version Windows Server) et pièges classiques
L’erreur la plus coûteuse (en cas d’audit) concerne la compatibilité des versions. La règle est stricte : la version de vos CAL RDS doit être égale ou supérieure à la version de votre Windows Server.
- Scénario Conforme : Votre serveur tourne sous Windows Server 2022. Vous devez utiliser des CAL RDS 2022.
- Scénario Également Conforme : Votre serveur est ancien, sous Windows Server 2016. Vous pouvez utiliser des CAL RDS 2019 ou 2022 (qui sont rétrocompatibles).
- Le Piège (Non-Conforme) : Vous venez de migrer votre serveur vers Windows Server 2022, mais vous avez conservé vos anciennes CAL RDS 2016. Techniquement, cela peut fonctionner un temps, mais vous êtes dans l’illégalité vis-à-vis des conditions de Microsoft.
Mini-checklist achat : inventaire des usages, mapping utilisateurs/terminaux, documentation, suivi
Avant de passer commande, sécurisez votre démarche avec cette checklist rapide :
- Inventaire des usages : Listez qui a besoin d’un accès distant et depuis où.
- Mapping User/Device : Identifiez les postes partagés (-> CAL Device) et les utilisateurs multi-équipements (-> CAL User). Calculez le mix optimal.
- Vérification de version : Notez la version de l’OS de votre serveur hôte RDS pour choisir la bonne version de CAL.
- Documentation : Conservez précieusement les preuves d’achat et les clés de licence. En cas d’audit, c’est la première chose demandée.
